Checklist Promosi dan Publisitas untuk Meeting
Checklist Promosi dan Publisitas untuk Meeting
1. Tinjau kembali anggaran promosi dari tahun-tahun sebelumnya.
2. Tentukan tujuan dan cakupan program promosi.
3. Tentukan target audiens, seperti anggota komunitas, calon peserta pameran, pelaku industri atau perdagangan, serta masyarakat umum.
4. Buat tema dan desain grafis yang sesuai. Pertimbangkan tujuan dari setiap materi promosi, siapa penerimanya, gaya komunikasi yang digunakan, metode produksi, jumlah warna yang dibutuhkan, format desain di setiap tahap (dari konsep kasar hingga final), serta anggaran yang tersedia.
5. Susun jadwal kampanye promosi.
6. Tetapkan anggaran promosi berdasarkan karakteristik peserta, fitur lokasi acara, waktu penyelenggaraan, kekuatan program acara, dan biaya kehadiran.
7. Buat materi promosi dengan kriteria yang efektif, seperti kalimat pendek dan jelas, penjelasan manfaat bagi peserta, penekanan pada elemen penting acara, serta kemudahan dalam proses pendaftaran.
8. Rencanakan semua kebutuhan kampanye agar sesuai dengan tema yang telah ditentukan, dengan mempertimbangkan biaya tambahan seperti embossing atau die-cutting, jenis dan kualitas kertas, jumlah warna tinta, waktu produksi, serta jumlah cetakan yang dibutuhkan. Materi yang perlu disiapkan meliputi:
– Surat undangan dan pengumuman sebelum acara
– Program awal acara
– Formulir pendaftaran dan akomodasi
– Materi promosi untuk peserta dan pameran
– Undangan resmi
– Surat tindak lanjut setelah pengumuman pertama
– Agenda akhir atau buku program
– Sisipan badge peserta
– Tiket acara
– Materi pendaftaran di lokasi acara
– Papan petunjuk dan spanduk
– Buletin atau newsletter
– Daftar peserta yang sudah terdaftar
9. Mintalah setidaknya tiga penawaran dari penyedia jasa percetakan, dengan memeriksa sampel kertas, contoh hasil cetak untuk acara lain, referensi pelanggan, serta layanan tambahan yang ditawarkan.
10. Pilih penyedia percetakan berdasarkan kebutuhan: apakah membutuhkan cetakan cepat atau kualitas komersial, kemampuan mencetak semua kebutuhan dalam satu tempat, ketersediaan alat yang sesuai, serta kepatuhan terhadap tenggat waktu.
11. Sepakati jadwal dengan penyedia percetakan, termasuk waktu tambahan untuk revisi, dan pantau setiap tahap produksi mulai dari desain awal, penyusunan naskah, persetujuan awal, revisi tata letak, persetujuan akhir, hingga pengiriman cetakan.
12. Promosikan acara pada pertemuan tahun sebelumnya.
13. Sebarkan materi promosi, siaran pers, dan materi terkait sesuai jadwal, dengan prioritas pada rilis berita sebelum pengiriman materi promosi kepada anggota.
14. Targetkan media lokal, nasional, dan internasional yang sesuai, seperti media industri, surat kabar, majalah umum, radio, dan televisi yang relevan dengan pasar sasaran.
15. Kendalikan biaya promosi dengan langkah-langkah berikut:
– Memastikan penawaran harga tertulis yang jelas untuk semua layanan
– Memberikan naskah yang sudah diperiksa secara teliti kepada percetakan
– Menggunakan ukuran kertas standar sebanyak mungkin
– Menggunakan jenis kertas yang sama untuk berbagai materi promosi
– Mencetak beberapa item bersamaan dengan warna yang sama
– Menggunakan warna tinta PMS standar
– Menggunakan kembali elemen grafis yang sudah ada
– Menghindari efek khusus yang tidak diperlukan
– Menghindari perforasi dengan menggunakan panduan garis putus-putus sebagai gantinya
– Mengkoordinasikan jadwal pencetakan agar lebih efisien
– Menetapkan kebijakan ketat terkait lembur
– Meminimalkan jumlah revisi naskah